Как новому руководителю принять фирму от старого директора

Деятельность любой компании подчинена определенным законодательным правилам и нормам (лицензионные требования, правила охраны труда и пожарной безопасности, экологические нормы и т.д. и т.п.).

Со дня вступления в должность обязанность компании выполнять такие правила и нормы «перекладываются» на нового руководителя. И он может не успеть исправить «огрехи» своего предшественника, создать недостающую (но обязательную) документацию в компании, исполнить предписания государственных органов и т.д.

В таком случае новый директор сталкивается с риском привлечения к административной ответственности и наложения денежных штрафов в отношении компании и себя лично.

Однако стоит помнить, что в определенных случаях административные штрафы компании могут рассматриваться как ее убытки, вызванные поведением руководителя. И акционеры (владельцы бизнеса) получат право требовать от директора компенсировать ей такие убытки.

С руководителя могут потребовать возместить прямые финансовые потери компании либо недополученную прибыль, если они вызваны его недобросовестным поведением.

Например, он не получил нужные сведения от своего предшественника, в результате чего компания допустила срыв контракта и понесла убытки (увеличилась стоимость закупа продукта, была взыскана неустойка за просрочку и т.п.).

Новому директору придется доказывать отсутствие своей вины уже в суде, что не всегда заканчивается положительно.

Приведем один пример.

Руководитель отвечает за сохранность основной документации компании (учредительных документов, первичной бухгалтерской документации, договоров с контрагентами и сотрудниками и т.д.).

Руководитель обязан в силу закона предоставить доступ к такой документации акционерам, участникам организации. В противном случае владельцы могут потребовать такую документацию в судебном порядке с наложением штрафа на директора. Такой штраф будет начисляться до момента предоставления документов и может быть значительным (например, начисляться по прогрессивной ставке с нарастанием за каждую неделю неисполнения решения суда).

Следовательно, штраф наложат на нового директора, если тот не получил документацию от прежнего директора.

Формат заметки не позволяет перечислить все возможные опасности и негативные последствия.

Далее привожу некоторые рекомендации, сложившиеся на практике. Следует понимать, что список является примерным, конкретная ситуация может не требовать действий либо, напротив, требовать дополнительные шаги.

Поскольку вас как нового директора захлестнут сугубо рабочие задачи, то просто не останется времени на полноценную оценку ситуации с приемом-передачей дел от прежнего руководителя. Как результат – риск ошибки.

Поэтому, вступая в новую должность, лучше иметь заранее подготовленный пошаговый план действий и двигать по нему.

Новому директору неоткуда получить нужные сведения, кроме как от бывшего директора, сотрудников компании и ее собственников (акционеров, участников).

Первый запрос может быть абстрактным, ведь вновь назначенный руководитель может еще не знать всех деталей.

Для начала запросите тот список документации, которую обязан иметь любой бизнес в силу требований законодательства.

Также я рекомендую сделать запрос и начальникам всех отделов (департаментов) компании о текущих делах, проблемных моментах и личных предложений.

В одном кейсе моего клиента именно просьба сформулировать свои предложения, адресованная сотрудникам отделов, помогла обнаружить неоправданные финансовые траты компании.

Я рекомендую новому руководителю создать комиссию по анализу и приему дел у прежнего руководителя. Включить в нее начальников всех отделов (подразделений) компании.

Это единственное надежное средство доказать, что именно и когда получили.

Для некоторых документов достаточно указать их название и количество листов (например, свидетельства, лицензии, уставы и т.п.).

Несшитые многостраничные документы (часто это договоры и акты, внутренние положения и инструкции) принимайте только сшитыми самим «старым» директором и с его подписью и датой на «сшивке».

Я советую весь процесс получения документации снимать на видео, включая каждый лист. Договоритесь с передающей стороной, запишите видеофайл на DVD-диск и сошлитесь на него в акте приема-передачи документации.

Пояснения сотрудников лучше брать письменные. В ином случае делайте аудиозапись.

Анализ первого полученного пакета информации позволяет сделать уже детализированный запрос для более глубокого понимания ситуации.

Например, в одном моем кейсе новый директор в общей массе документов получил несколько актов с контрагентами. Это позволило нам в уже детализированном запросе потребовать от «старого» директора договором с контрагентами из этих актов.

Подписать акт, в котором перечислены активы (ТМЦ) компании, значит признать их наличие и надлежащее состояние. Действительность может отличаться от документа.

Детальная сверка документации и ТМЦ поможет выявить фактическое расхождение с тем, как они описаны реестрах компании.

Я рекомендую включать в инвентаризационную комиссию не только штатных сотрудников компании, но и независящих от нее сторонних проверяющих (консультантов).

Задача таких проверок – дать объективную картину и состояние дел в компании, выявить существующие проблемы либо потенциальные риски по ключевым направлениям (налоговый блок, отношения с госорганами и т.д.).

В крупных компаниях такие проверки, как правило, предшествуют назначению нового директора и делаются по его просьбе внешними независимыми от объекта проверки проверяющими (консультантами).

Однако такое исследование может быть проведено и сразу после назначения нового руководителя.

Актирование передачи дел – это совокупность документов: запросов, требований, пояснений, документов, актов передачи конкретных документов, актов передачи ТМЦ, актов об отсутствии документов или ТМЦ, и т.д. и т.п.

Любые акты и документы о получении документов, пояснений, ТМЦ составляйте минимум в 3 экземплярах: один – для компании, второй – заберет «старый» руководитель, третий – для личного архива нового руководителя на случай потери доступа к архиву компании.

Невозможно выявить все «грехи» прежнего руководителя и спрогнозировать их влияние на нового.

Поэтому я рекомендую принципиально договориться с собственниками компании об исключении ответственности нового директора за поведение «старого». И зафиксировать такую договоренность специальным письменным соглашением. По нему акционеры не будут сами привлекать директора к ответственности, а также компенсируют все его расходы, в случае предъявления претензий к нему со стороны государственных органов.